Sponsors zoeken voor jouw actie

Organiseer jij een fondsenwervende actie ten voordele van Broederlijk Delen? Een manier om je opbrengst te verhogen, is je actie te laten sponsoren. Sponsors zoeken  loont altijd, al moet je er misschien wel even wat meer moeite voor doen. 

Stap 1: Maak een lijstje van bedrijven en lokale handelaren

Maak een lijst van bedrijven en lokale handelaren die voor jouw actie interessant kunnen zijn. Richt je in de eerste plaats op bedrijven en handelaren waar je zelf al klant bent. Maak hierbij een onderverdeling tussen financiële en materiële sponsoring:

  • Financiële sponsoring: de sponsor schenkt een geldsom.
  • Materiële sponsoring: de sponsor schenkt je de benodigde middelen in natura.

Stap 2: Stel een sponsordossier op

Dit is een document dat je afgeeft aan de bedrijven die je wil benaderen, bij voorkeur persoonlijk, maar als dit niet mogelijk is, kan je het ook mailen of met de post opsturen. In dit document stel je jouw actie voor, omschrijf je wat je wil verkrijgen en wat je in ruil kan aanbieden.

Stel jullie actie voor!

  • Wat, waar en wanneer gaat jullie actie door?
  • Wie zijn de organisatoren? Vermeld ook zeker jullie contactgegevens.
  • Waarom organiseren jullie een actie? Om geld in te zamelen voor Broederlijk Delen. Omschrijf eventueel kort het campagnethema. De nodige inspiratie vind je op onze campagnepagina.
  • De verwachte opkomst.
  • Eventueel de historiek van het evenement: de hoeveelste keer vindt jullie evenement plaats, hoeveel mensen hebben jullie de vorige keer bereikt,...

Welke vorm van sponsoring wensen jullie?

  • Financiële sponsoring. Vermijd een vrije gift, en stel zelf een bedrag voor. Het bedrag kan afhangen van de publiciteit die je in ruil aanbiedt (bv. afhankelijk van de grootte van het logo op de affiche: 25 of 50 euro). Stem het gevraagde bedrag ook altijd af op de mogelijkheden van de sponsor. Een groter bedrijf betaalt gemakkelijker hogere bedragen.
  • Materiële sponsoring: gratis ingrediënten of materiaal, of een fikse korting op de aankoop ervan.

Wat krijgt de sponsor in ruil?

  • Vermelding van logo op de flyer en/of affiche.
  • Het plaatsen van een stand of het ophangen van vlaggen en banners tijdens de activiteit zelf.
  • ...

Stap 3: Maak concrete afspraken

Spreek af op welke rekening het sponsorgeld moet doorgestort worden, of wanneer de beloofde goederen geleverd of afgehaald kunnen worden.
Een aantal sponsors zal ook een betalingsbewijs vragen. Dit kan aan de hand van genummerde nota’s. Maak hierbij zeker melding dat het gaat om ‘publicitaire doeleinden’. Verwijs verder naar het 'Wetboek, art.44, §2, 12°, nieuw’ om de vrijstelling van BTW te verantwoorden. Normaal gezien moet er BTW betaald worden voor publiciteit, maar aangezien jullie een eenmalige actie voor een goed doel organiseren, zijn jullie hiervan vrijgesteld. Spreek een boekhouder aan om vragen hieromtrent uit te klaren.

Stap 4: Zorg voor visibiliteit

Wordt het bedrijf vermeld op jullie flyers en/of affiche? Vraag hen hun logo in hoge resolutie door te sturen. Zorg dat de bedrijven de nodige zichtbaarheid krijgen tijdens jullie actie. 

Stap 5: Stuur een bedanking

Stuur je sponsors achteraf een bedanking en een verslagje van je activiteit. Stuur hen ook een exemplaar van jullie flyer of affiche, als bewijs dat jullie de afspraak zijn nagekomen.